Dal documento cartaceo al documento elettronico: un passaggio inevitabile che genera efficienza

Per produrre un kg di carta occorrono circa 15 alberi

Gli sviluppi della tecnologia e del quadro normativo offrono un contesto favorevole alla sostituzione del documento cartaceo con il documento digitale, il che consente un'ottimizzazione nella gestione e nella condivisione delle informazioni con grandi benefici in termini di efficienza e di risparmio.

Infatti, la gestione documentale cartacea presenta una serie di criticita', quali per esempio la perdita di documenti, il tempo necessario alla loro archiviazione e ricerca, il costo e l'impatto ambientale legati al consumo della carta, che possono essere risolte passando ad una gestione elettronica del documento. Proprio partendo dalla considerazione che la gestione cartacea delle fatture di vendita in Datacol stava diventando troppo onerosa sia in termini di costi che di inefficienze operative interne, siamo partiti ancora nel 2003 ad effettuare l'archiviazione ottica delle fatture di vendita e dei documenti di trasporto per passare poi nel 2006 alla conservazione ottica sostitutiva, valida ai fini fiscali, delle fatture clienti, dei registri iva, del libro giornale, del libro inventari, dei libri cespiti e dei mastrini contabili.

I risultati?

Solo per il ciclo attivo abbiamo potuto evitare di stampare e quindi di archiviare una quantita' enorme di carta corrispondente a circa 700.000 pagine complessive all'anno, con benefici veramente notevoli in termini di:

1. ottimizzazione dell?ficienza della forza lavoro;

2. riduzione dei costi di impresa. Se consideriamo poi che per produrre un kg di carta occorrono circa 15 alberi, 440 l di acqua e 7,6 KWh di energia elettrica, capiamo bene quali siano stati e saranno i benefici che la nostra Azienda genera a livello ambienta le archiviando il documento elettronico anziche' il cartaceo.

Il fatto poi di aver attuato la conservazione ottica sostitutiva delle fatture di vendita, ci permette di essere in grado oggi di trasmettere per via telematica le fatture ai nostri Clienti. Questa modalita' di trasmissione, approvata dall'Autorita' competente con D.L gs 20 febbraio 2004 n. 52 e D.M. del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, e' pienamente valida e sostituisce l'invio a mezzo posta a condizione che la fattura sia stampata su carta dal ricevente. Possono evitare la stampa dei documenti ricevuti solo quei Clienti che hanno adottato l'archiviazione ottica sostitutiva del ciclo passivo.

E' importante ricordare pero', che la trasmissione delle fatture per posta elettronica e' valida solamente se il Cliente esprime il consenso alla ricezione delle fatture a mezzo posta elettronica. Pertanto, solo con l'autorizzazione del Cliente potremo evitare l'invio del documento cartaceo e conseguentemente i nostri sforzi, nei prossimi mesi, dovranno essere orientati a raccogliere il maggior numero di autorizzazioni da parte della Clientela. La gestione elettronica del ciclo attivo chiaramente e' solo il primo step per riuscire ad attuare una gestione documentale elettronica a 360 gradi , ma a breve questo progetto sara' esteso anche alle fatture del ciclo passivo e ai cedolini paga da trasmettere via e-mail : e' una piccola rivoluzione che continua e che genera efficienza, produttivita' e risparmio !